Salah satu contoh surat resmi adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah. Pengertian surat resmi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah surat yang secara resmi dikeluarkan oleh pihak instansi, perusahaan, sekolah maupun organisasi. Namun tidak hanya oleh instansi, surat ini juga bisa dibuat oleh individu yang masih bersifat resmi.
Ada banyak jenis-jenis contoh surat resmi tergantung dari tujuannya, misalnya surat lamaran kerja, undangan, surat kuasa, surat pengumuman, surat pengunduran diri, dan lain sebagainya. Bahasa yang digunakan dalam surat ini adalah formal dan cenderung baku.
Untuk memahami lebih lanjut tentang jenis, hal-hal apa saja yang perlu dicantumkan dalam surat dan contohnya, simak penjelasan di bawah ini.
Daftar Isi
Bagian-Bagian Surat Resmi
Dalam menulis surat, terdapat beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan, seperti di bawah ini.
Artikel Terkait
- Kop Surat atau Kepala Surat
Fungsi dari kop surat adalah sebagai identitas lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Adapun tujuannya adalah untuk mengetahui nama perusahaan atau instansi, jenis kegiatan, atau bidang usaha. Penulisan kop surat biasanya disertai dengan logo apabila penulisnya adalah suatu lembaga.
- Nomor Surat
Jika Anda melihat nomor surat dalam sebuah surat undangan resmi, hal tersebut dapat mempermudah dalam hal penyimpanan dan pengarsipan data surat. Biasanya nomor surat terletak di bawah kop surat.
- Tanggal Penulisan Surat
Tanggal penulisan surat wajib dicantumkan dalam surat. Hal ini bertujuan untuk dapat mengetahui waktu pembuatan surat dan masa berlakunya.
- Lampiran Surat
Lampiran surat dicantumkan ketika terdapat dokumen tambahan dalam surat tersebut. Lampiran ini menunjukkan jumlah lembar sebuah surat. Apabila tidak ada dokumen tambahan, maka penulisan lampiran surat ditulis dengan tanda strip (-).
- Perihal Surat
Bagian ini menjadi sangat penting karena memberikan keterangan terkait maksud atau tujuan utama pembuatan surat sehingga akan mempermudah pembaca surat.
- Alamat Tujuan Surat
Alamat tujuan surat ditujukan kepada siapa Anda akan memberikan surat tersebut. Tanpa adanya alamat tujuan surat, maka surat Anda tidak akan pernah sampai.
- Salam Pembuka
Sebelum menulis isi surat, hal yang perlu Anda tuliskan adalah salam pembuka. Alangkah baiknya salam ini dituliskan agar lebih sopan dan terhormat, serta sebagai penghormatan bagi pembaca surat.
- Isi Surat
Saat menulis surat, bagian surat yang paling utama adalah isi surat itu sendiri.
- Salam Penutup
Jika ada salam pembuka, maka Anda juga harus menuliskan salam penutup untuk mengakhiri isi surat. Sebagai rasa terima kasih kepada pembaca surat dan menunjukkan kesopanan.
- Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Pengirim Surat
Kedua hal ini juga wajib dicantumkan pada surat resmi untuk menambah kepercayaan pembaca surat. Biasanya untuk instansi mereka akan menambahkan stempel resmi instansi terkait.
- Tembusan Surat
Tembusan surat tidak wajib dituliskan karena bagian ini hanya berguna jika ada pihak penting lain mengetahui isi surat yang dibuat.
Kumpulan Contoh Surat Resmi
Setelah mengenal bagian-bagiannyai, di bawah ini terdapat beberapa jenis contoh surat resmi yang bisa Anda pelajari.
- Contoh Surat Pengumuman
- Contoh Surat Instansi Pemerintah
- Contoh Surat Instansi Sekolah
- Contoh Surat Lamaran Pekerjaan
- Contoh Surat Pengunduran Diri
Contoh Surat Resmi dalam Bahasa Inggris
Itulah hal-hal yang menjadi bagian penting dalam pembuatan surat resmi. Selamat mencoba!
Baca juga: Contoh Surat Kuasa Pengambilan BPKB yang Benar
